giacmo_hanhphuc842
New Member
Download miễn phí Hoàn thiện một bước quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam
mỤC LỤC 1
LỜI MỞ ĐẦU 2
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 3
I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp 3
1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 3
2. Chức năng của văn bản 6
3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản 8
4. Văn phong 12
5. Ngôn ngữ 12
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 13
1. Ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý 13
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 13
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 15
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty 15
1. Quá trình hình thành và phát triển 15
2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty 16
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành 17
4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung) 22
II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 23
1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay 23
2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty 23
3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản 24
CHƯƠNG III : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 29
I. Nhận xét về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 29
1. Ưu điểm 29
2. Hạn chế 29
II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản 30
1. Đội ngũ chuyên viên soạn thảo văn bản 31
2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 31
3. Quy trình ban hành văn bản 33
KẾT LUẬN 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn.
Ketnooi -
You must be registered for see links
Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ketnooi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
à những yếu tố nội dung và hình thức đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản.
Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây:
3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ)
- Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nước;
- Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu;
- Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu);
- Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dưới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thường, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa.
3.2.2. Số ký hiệu
- Đặt dưới tên cơ quan ban hành;
3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dưới Quốc hiệu.
3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản
- Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giờ cũng viết tên văn bản liền với trích yếu;
- Vị trí đặt dưới địa danh và thời gian;
- Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dưới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn).
3.2.5. Dấu mật - khẩn
- Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.
- Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật.
3.2.6. Mẫu trình bày nội dung
- Theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN - 5700 - 1992;
- Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ;
- Nội dung văn bản phải được viết dưới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau.
3.2.7. Chữ ký
- Bên dưới chức danh, dưới chữ ký là họ tên người ký;
- Không được ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi;
- Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký;
- Việc ký văn bản phải được quy định rõ trong chế độ công tác văn thư của doanh nghiệp, được thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định.
3.2.8. Con dấu
- Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp. Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng.
- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho người khác mượn, khi đi vắng phải bàn giao cho người khác được thủ trưởng chỉ thị. Con dấu phải giao cho văn thư lưu trữ;
- Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không được mang về nhà, theo người đi công tác. Người ký văn bản và người giữ đóng dấu không thể là một người;
- Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ;
- Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu.
3.2.9. Nơi nhận
- Là thành phần chỉ rõ cơ quan hay cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản;
- Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dưới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “nơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lưu.);
- Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác;
- Nếu là công văn thường thì có hàng chữ “Kính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dưới địa danh và ngày tháng năm.
4. Văn phong
Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác như trạng ngữ, định ngữ...
Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhưng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung được mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền cảm.
Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc được nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, được sử dụng với cách diễn đạt trong sáng.
5. Ngôn ngữ
- Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hay những từ cổ ít dùng;
- Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng những từ nước ngoài khi nào từ ấy chưa phiên dịch ra tiếng Việt;
- Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.);
- Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nước ngoài.
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp
1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý
Văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận quản lý trong một doanh nghiệp.
Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý.
Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả.
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
2.1. Soạn thảo
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.)
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;
- Thành lập ban soạn thảo hay chỉ định chuyên viên soạn thảo;
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.
2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp.
- Đây không phải bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi văn bản.
2.3. Thẩm định dự thảo
Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hay tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phương diện sau đây:
- Sự cần thiết ban hành văn bản;
- Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần được giải quyết;
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;
- Tính hợp hiến - pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;
- Tính khả thi của văn bản;
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.4. Xem xét, thông qua
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thả...
Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây:
3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ)
- Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nước;
- Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu;
- Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu);
- Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dưới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thường, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa.
3.2.2. Số ký hiệu
- Đặt dưới tên cơ quan ban hành;
3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dưới Quốc hiệu.
3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản
- Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giờ cũng viết tên văn bản liền với trích yếu;
- Vị trí đặt dưới địa danh và thời gian;
- Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dưới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn).
3.2.5. Dấu mật - khẩn
- Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.
- Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật.
3.2.6. Mẫu trình bày nội dung
- Theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN - 5700 - 1992;
- Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ;
- Nội dung văn bản phải được viết dưới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau.
3.2.7. Chữ ký
- Bên dưới chức danh, dưới chữ ký là họ tên người ký;
- Không được ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi;
- Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký;
- Việc ký văn bản phải được quy định rõ trong chế độ công tác văn thư của doanh nghiệp, được thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định.
3.2.8. Con dấu
- Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp. Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng.
- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho người khác mượn, khi đi vắng phải bàn giao cho người khác được thủ trưởng chỉ thị. Con dấu phải giao cho văn thư lưu trữ;
- Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không được mang về nhà, theo người đi công tác. Người ký văn bản và người giữ đóng dấu không thể là một người;
- Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ;
- Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu.
3.2.9. Nơi nhận
- Là thành phần chỉ rõ cơ quan hay cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản;
- Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dưới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “nơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lưu.);
- Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác;
- Nếu là công văn thường thì có hàng chữ “Kính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dưới địa danh và ngày tháng năm.
4. Văn phong
Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác như trạng ngữ, định ngữ...
Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhưng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung được mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân tộc và có sức truyền cảm.
Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc được nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, được sử dụng với cách diễn đạt trong sáng.
5. Ngôn ngữ
- Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hay những từ cổ ít dùng;
- Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng những từ nước ngoài khi nào từ ấy chưa phiên dịch ra tiếng Việt;
- Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.);
- Khi sử dụng tên các tổ chức quốc tế thông dụng thì viết tên chữ tiếng Việt và để dấu ngoặc đơn tên viết tắt tiếng nước ngoài.
II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp
1. ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý
Văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ quản lý của doanh nghiệp, một công cụ quan trọng để thực thi quyền lãnh đạo của giám đốc, là sợi dây liên hệ giữa các bộ phận quản lý trong một doanh nghiệp.
Văn bản chứa đựng tính quy phạm pháp lý, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. Văn bản là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động của quản lý.
Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp có hiệu lực và hiệu quả.
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
2.1. Soạn thảo
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản (đặc biệt là đối với các văn bản quy phạm pháp luật, một số loại văn bản cá biệt nhất định.)
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;
- Thành lập ban soạn thảo hay chỉ định chuyên viên soạn thảo;
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.
2.2. Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Có thể thực hiện bằng cách tổ chức cuộc hội thảo, lấy ý kiến tham gia trực tiếp.
- Đây không phải bước bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi văn bản.
2.3. Thẩm định dự thảo
Cơ quan, đơn vị, bộ phận, cá nhân thẩm định tiến hành thẩm định dự thảo văn bản theo luật định hay tuỳ theo tính chất và nội dung của văn bản trên các phương diện sau đây:
- Sự cần thiết ban hành văn bản;
- Sự phù hợp của hình thức văn bản với vấn đề cần được giải quyết;
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản;
- Tính hợp hiến - pháp, tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;
- Tính khả thi của văn bản;
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.4. Xem xét, thông qua
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thả...