batuoctieuthu1249
New Member
Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2
1.3 Mục đích nghiên cứu 3
1.4 Đối tượng nghiên cứu 3
1.5 Phạm vi nghiên cứu 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu 3
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp 3
1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp 4
1.7 Kết cấu khóa luận 4
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 5
2.1 Một số khái niệm cơ bản 5
2.1.1 Khái niệm về đàm phán 5
2.1.2 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế 5
2.1.3 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế và hợp đồng nhập khẩu 6
2.1.4 Khái niệm về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2.1 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2.2 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế 7
2.2.3 Vai trò của quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 8
2.3 Nội dung quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 9
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế 9
2.3.2 Tổ chức quy trình đàm phán thương mại quốc tế 11
2.3.3 Giám sát, điều hành và đánh giá rút kinh nghiệm quy trình đàm phán thương mại quốc tế 15
Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 16
3.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16
3.1.1 Khái quát về công ty 16
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 16
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16
3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 17
3.2.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty 17
3.2.2 Giới thiệu hoạt động TMQT của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 20
3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 22
3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore 22
3.3.2 Tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 22
3.3.3 Giám sát, điều hành, kiểm tra rút kinh nghiệm quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty 29
3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 31
3.4.1 Thành công đạt được 31
3.4.2 Những tồn tại và hạn chế 32
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế 34
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 36
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 36
4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty 37
4.2.1 Giải pháp về nhân sự 37
4.2.2 Giải pháp về công tác lập kế hoạch 38
4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho đàm phán 39
4.2.4 Chuẩn bị trước các kỹ thuật đàm phán 40
4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành 41
4.2.6 Lựa chọn thời điểm ra quyết định kết thúc đàm phán phù hợp 41
4.3 Một số kiến nghị với chính phủ 41
4.3.1. Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa hai quốc gia Việt Nam – Singapore 41
4.3.2. Xây dựng môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch 42
4.3.3. Hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực 43
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ Viết Tắt Nghĩa Tiếng Việt
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
VNĐ Việt Nam đồng
TMQT Thương mại quốc tế
HCNS Hành chính nhân sự
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
BẢNG
Bảng 3.1 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội (2008-2011) 19
Bảng 3.3 Số lượng giao dịch của công ty giai đoạn 2008-2011 25
Bảng 3.4 Tỷ trọng các hình thức đàm phán được công ty sử dụng và % đóng góp vào kim ngạch nhập khẩu sản phẩm của công ty giai đoạn 2008- 2011 26
BIỂU
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện sự biến động doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội qua các tháng trong năm giai đoạn 2008- 2011 19
HÌNH VẼ
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. 16
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY
TNHH NAM DAO HÀ NỘI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ. Việt Nam cũng không đứng ngoài xu thế ấy. Chúng ta đang từng bước hoàn thiện và phát triển nền kinh tế thị trường để hòa nhập và theo kịp tốc độ phát triển kinh tế của các nước trên thế giới. Hoạt động thương mại quốc tế đang ngày càng phát triển và khẳng định được vai trò của nó. Bởi lẽ mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những lợi thế khác nhau trong việc sản xuất các mặt hàng. Và không phải quốc gia nào cũng có đủ nguồn lực để có thể duy trì nền sản xuất “ tự cung tự cấp”. Chính vì thế mà việc ra đời và phát triển hoạt động thương mại quốc tế là một lẽ tất nhiên.
Một trong các hoạt động chính của thương mại quốc tế phải kể đến đó là nhập khẩu. Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, “ nhập khẩu” ngày càng thể hiện được vai trò quan trọng của mình. Đặc biệt là với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam, nhập khẩu giúp mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận trang thiết bị hiện đại, các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến. Tuy nhiên để có thể tiến hành hoạt động nhập khẩu không phải là một điều dễ dàng và không phải doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực này cũng nhanh chóng gặt hái được thành công.
Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội là một trong số các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực nhập khẩu tại Việt Nam. Công ty là thay mặt của tập đoàn Nam Dao tại khu vực phía Bắc chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc Wella tại thị trường Miền Bắc Việt Nam. Đối tác của công ty là tập đoàn Wella- Một trong những nhà cung cấp hàng đầu về mỹ phẩm chăm sóc tóc. Là một công ty chuyên nhập khẩu và phân phối thì thành công của công ty chính là việc ký kết được các hợp đồng nhập khẩu và có thể tiến hành phân phối tốt các sản phẩm nhập khẩu trên thị trường. Tuy nhiên để có thể ký kết thành công được các hợp đồng nhập khẩu không phải là một vấn đề đơn giản, nó đòi hỏi phải có sự đồng thuận của cả hai bên mua và bán. Trong khi đó mỗi bên đều muốn theo đuổi các lợi ích khác nhau.Và để đi đến thống nhất cuối cùng thì hai bên phải cùng ngồi lại đàm phán để có thể đưa ra phương án hai bên cùng có lợi. Và lúc này đàm phán đóng vai trò rất quan trọng vì nó sẽ trực tiếp quyết định sự thành bại trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty. Chính vì mức độ quan trọng của đàm phán mà công tác quản trị quy trình đàm phán cần được quan tâm và chú trọng. Trong quá trình hoạt động và phát triển, công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội đã dần được nâng cao và hoàn thiện song vẫn còn một số tồn tại nhất định. Dựa trên cơ sở những kiến thức đã học và qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu, khảo sát chuyên sâu tại công ty em đã chọn đề tài: “ Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài
Qua quá trình tìm hiểu, em đã tiếp cận được khá nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu như:
- Đình Ngọc Minh, 2008, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thép của công ty cổ phần thương mại thép quốc tế, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại.
- Tường Hương Giang, 2009, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại.
- Đỗ Thị Lê, 2010, Luận văn tốt nghiệp, Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty CP Niềm Tin Việt, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương mại.
Các luận văn trên đã đưa ra được những lý luận cơ bản về đàm phán và quy trình đàm phán. Tuy nhiên chưa đi sâu vào nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình đàm phán. Và đặc biệt là chưa có công trình nào nghiên cứu về hoạt động này tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. Chính vì thế dựa trên kết quả của những bài nghiên cứu trước và qua thực tế nghiên cứu, tìm hiểu của mình em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội”. Với việc chọn đề tài này làm đề tài nghiên cứu em sẽ có gắng tập trung hướng nghiên cứu của mình để làm nổi bật lên hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty.
1.3 Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đàm phán trong thương mại quốc tế và hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. Từ đó chỉ ra những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế mà công ty còn gặp phải để có thể đóng góp một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
- Những vấn đề lý thuyết về đàm phán thương mại quốc tế, quy trình đàm phán thương mại quốc tế và hoạt động quản trị quy trình đàm phán TMQT.
- Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.
1.5 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
- Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu kết quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội từ năm 2008 đến năm 2011.
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Để có thể hiểu rõ hơn về thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội, em đã tiến hành phỏng vấn bà Mai Thanh Thủy- Trợ Lý Giám Đốc công ty, là người có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế, cũng là người trực tiếp quản trị quy trình đàm phán ký kết các hợp đồng nhập khẩu của công ty.
- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Trong quá trình thực tập tại công ty em đã tiến hành thiết kế bảng câu hỏi điều tra trắc nghiệm và gửi tới các đối tượng trực tiếp tham gia vào công tác quản trị quy trình đàm phán tại công ty.
- Với các số liệu, thông tin thu thập được qua phương pháp phỏng vấn và điều tra dùng phương pháp thống kê, tổng hợp, lựa chọn để có những phát hiện hợp lý với đề tài.
1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
- Các số liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu qua hai nguồn chính đó là nguồn bên trong ( các báo cáo tài chính, báo cáo nhập khẩu, báo cáo thường niên...) và nguồn bên ngoài công ty ( website, tạp chí, báo...)
- Sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp...để chọn ra những thông tin, dữ liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu.
1.7 Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận tốt nghiệp bố cục gồm 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
- Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
3.4.2.4 Chương trình đàm phán nhàm chán
Việc xây dựng chương trình đàm phán đều dựa trên cơ sở rút kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán trước. Điều này góp phần giúp cho công ty khắc phục được những khuyết điểm đã mắc phải. Tuy nhiên về cơ bản thì khung của chương trình đàm phán vẫn được giữ nguyên gây ra sự nhàm chán cho phía đối tác. Và do không tạo được hứng thú cho đối tác trong quá trình đàm phán nên hiệu quả đàm phán vì thế cũng bị hạn chế.
3.4.2.5 Kỹ năng giám sát và điều hành còn hạn chế
Trong hoạt động quản trị thì việc giám sát và điều hành có vai trò rất quan trọng. cần giám sát và điều hành mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên các nhà quản trị của công ty chưa quan tâm đúng mức đến hoạt động này. Mà chỉ mới dừng lại ở việc giám sát và điều hành ở khâu tổ chức đàm phán. Trong khi đó như đã trình bày ở trên thì khâu lập kế hoạch đàm phán và khâu kiểm tra rút kinh nghiệm cũng tiềm ẩn rất nhiều tình huống bất ngờ phát sinh. Mà nếu như không có sự giám sát và điều hành thường xuyên và liên tục thì các nhà quản trị khó có thể kịp thời phản ứng lại.
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế
3.4.3.1 Về mặt nhân sự
Hiện nay toàn công ty chỉ có 42 nhân viên trong khi đó khối lượng công việc khá lớn, nhiều bộ phận, phòng ban phải kiêm thêm các nhiệm vụ không thuộc chuyên môn của mình nên hiệu quả công việc chưa cao. Đặc biệt, đa số các nhân viên chưa được đào tạo bài bản các nghiệp vụ về hoạt động thương mại quốc tế. Bản thân các nhà quan trị trong công ty nói chung và các nhà quản trị phụ trách quy trình đàm phán nói riêng cũng đều xây dựng các chiến lược, kế hoạch và chương trình làm việc của mình dựa trên những hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng hoạt động kinh doanh trong nước. Họ chưa từng tham gia một khoá học về quản lý trong môi trường thương mại quốc tế nào nên trong việc quản lý và ra quyết định còn gặp nhiều hạn chế nhất định.
3.4.3.2 Cơ sở vật chất, nguồn ngân sách phục vụ cho đàm phán còn hạn chế
Tuy các nhà quản trị quy trình đàm phán của công ty rất quan tâm tới việc bố trí sắp xếp phòng họp nơi diễn ra cuộc thảo luận song trên thực tế trụ sở kinh doanh của công ty có diện tích khá nhỏ. Phòng họp có không gian chật hẹp, thiếu các thiết bị phục vụ cho cuộc đàm phán như: máy chiếu,...nên trong nhiều trường hợp làm giảm hiệu quả của quá trình trao đổi thông tin dẫn đến nhiều hạn chế cho cuộc đàm phán. Đồng thời nguồn ngân sách chi cho hoạt động đàm phán nói chung và công tác quản trị quy trình đàm phán nói riêng còn ít nên không tránh khỏi những khó khăn nhất định.
3.4.3.3 Sự chủ quan của các nhà quản trị quy trình đàm phán
Trong các lĩnh vực kinh doanh thì hoạt động nhập khẩu và phân phối sản phẩm chăm sóc tóc của Wella được công ty TNHH Nam Dao Hà Nội xác định là hoạt động kinh doanh chủ đạo. Và theo như đó thì Wella là đối tác chính của công ty. Do hoạt động kinh doanh giữa hai bên tiến hành rất nhiều lần cùng với đó là việc thường xuyên diễn ra các cuộc đàm phán. Điều này cũng đem đến nhiều lợi ích cho phía công ty trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên chính những điều này vô hình chung đã khiến cho các nhà quản trị của công ty khá chủ quan trong quá trình quản trị quy trình đàm phán nên khi xuất hiện các nội dung, tình huống đàm phán mới, công ty khó có thể nắm bắt và đưa ra các cách thức xử lý nhanh chóng. Bởi lẽ họ chưa có sự chuẩn bị trước cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
3.4.3.3 Sự khác biệt về văn hoá
Do đối tác đến từ quốc gia khác nên có nhiều sự khác biệt về văn hoá, ngôn ngữ, luật pháp, quan điểm... Với mỗi một vấn đề thì các bên lại có những cách nhìn nhận và hướng giải quyết khác nhau. Các cách giải quyết này trong nhiều trường hợp lại mâu thuẫn và khác xa nhau rất nhiều chính vì thế gây khó khăn cho hai bên trong quá trình thảo luận để đi đến hướng giải quyết chung.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
Kinh tế, xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng theo đó mà càng được nâng cao. Một trong những nhu cầu ấy của mọi người phải kể đến đó là nhu cầu làm đẹp. Phương châm : “ Đẹp mọi lúc mọi nơi” dường như trở thành xu hướng chung của tất cả mọi người ở mọi lứa tuổi khác nhau. Chính vì thế các doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ làm đẹp đang đứng trước nhiều cơ hội mới. Tuy nhiên cùng với đó là nguy cơ gặp phải cạnh tranh cũng tăng cao. Bởi lẽ nhận thấy tiềm năng trong ngành này, sẽ có rất nhiều đối thủ mới muốn gia nhập vào ngành. Điều này cũng đòi hỏi các doanh nghiệp hiện tại phải nỗ lực không ngừng trong cuộc chiến tranh giành thị phần. Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cũng vậy, được thành lập năm 2000, đến nay công ty đã chiếm 15% thị phần ở khu vực phía Bắc. Và mục tiêu mà công ty đưa ra đó đến năm 2020 mức thị phần của công ty phải đạt đến 25%. Để có thể đạt được mục tiêu này công ty xác định phải nâng cao hiệu quả nhập khẩu sản phẩm. Mà trong đó quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu được đánh giá là mang tính quyết định. Bởi lẽ quy trình đàm phán hiệu quả sẽ giúp cho công ty có được những hợp đồng tốt, tránh được những rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng, nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Tuy nhiên, đàm phán là một quy trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chính vì thế yêu cầu đặt ra cho công ty là phải quan tâm, chú trọng tới việc quản trị quy trình đàm phán. Đây là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừa mang tính chất nghệ thuật. Các nhà quản trị quy trình đàm phán phải đảm bảo thực hiện đàm phán theo phương châm hai bên cùng có lợi, tôn trọng luật pháp, văn hoá của các bên, hợp đồng được ký kết có tính khả thi. Và để hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình đàm phán tại công ty cần chuyên môn hóa các công việc, đồng thời phải áp dụng triệt để các phương tiện, công cụ hiện đại để thực hiện tốt quy trình dàm phán. Bên cạnh đó, để có thể quản trị quy tình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cần phân rõ quyền và trách nhiệm của từng người trong từng khâu trong quy trình.
4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty
4.2.1 Giải pháp về nhân sự
Trong bất kỳ hoạt động nào nói chung và hoạt động quản trị quy trình đàm phán nói riêng thì nhân sự luôn là nhân tố đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Chính vì thế phải hết sức quan tâm tới chất lượng của nguồn lực này. Đặc biệt trong công tác quản trị quy trình đàm phán thì vai trò của các nhà quản trị là vô cùng quan trọng. Bởi lẽ đây chính là người lập lên các kế hoạch, chương trình đàm phán cũng như trực tiếp tổ chức và giám sát quy trình thực hiện. Vì thế công ty cần nâng cao nhận thức, phẩm chất trình độ cho cán bộ đàm phán thông qua các hình thức đào tạo bồi dưỡng thường xuyên:
- Bồi dưỡng những lý thuyết chung của đàm phán như quy trình, chiến lược, chiến thuật, thủ pháp, nội dung đàm phán, các phương pháp và cách tiếp cận, văn hóa trong đàm phán…..
- Bồi dưỡng những kiến thức có liên quan đến nội dung của đàm phán như kiến thức về thị trường hàng hóa, pháp luật…
- Bồi dưỡng về nhận thức, phong cách, phẩm chất đạo đức và các đức tính khác của các nhà quản trị quy trình đàm phán cũng như những đối tượng trực tiếp tham gia đàm phán….
- Một số phương pháp đào tạo bồi dưỡng
• Phương pháp tự bồi dưỡng: người cán bộ phải thường xuyên tự bồi dưỡng minh, đây là một trong những phương pháp bồi dưỡng tốt, có thể tiến hành thường xuyên và ở mọi nơi mọi lúc.
• Gửi đi đào tạo ngắn hạn và dài hạn tại các trung tâm, các viện, các trường trong và ngoài nước.
• Mở các lớp tập huấn, mời các chuyên gia, đặc biệt các chuyên gia nước ngoài, những người có trình độ, có kinh nghiệm về đàm phán để đào tạo bồi dưỡng.
• Mở hay tham gia các cuộc hội thảo về đàm phán
• Đào tạo theo phương pháp thảo luận nhóm, nêu tình huống đàm phán để đàm phán thử nhằm rèn luyện kỹ năng và phong cách đàm phán. Sau mỗi cuộc đàm phán dù thành công hay thất bại phải xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm để nâng cao kinh nghiệm đàm phán cho những lần đàm phán tiếp theo.
- Việc lựa chọn tổ chức đội ngũ cán bộ cần được cân nhắc trên cơ sở kiến
thức nghiệp vụ, ngoại ngữ và các phẩm chất đạo đức cần thiết của một đàm phán viên để đảm bảo hổ trợ những điểm yếu của nhau trên bàn đàm phán.
4.2.2 Giải pháp về công tác lập kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là với những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh luận. Để nâng cao hiệu quả của công việc này các nhà quản trị của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cần quan tâm hơn nữa tới các vần đề sau:
- Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ
• Việc phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ sẽ cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án đàm phán khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
• Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong công tác đàm phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với các quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
• Cho phép định rõ trách nghiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó, kích thích, động viên tinh thần sang tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
- Xác định những mục tiêu đàm phán của đối tác
Việc xác định trước các mục tiêu của đối tác sẽ giúp đoàn đàm phán của công ty cân bằng được lợi ích giữa hai bên và chủ động đưa ra các phương án và cách thức tiếp cận phù hợp nhất với đối tác nhằm đạt được những thoả thuận mà đôi bên cùng có lợi.
- Kiểm tra, tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh
Khi đã lập được kế hoạch đàm phán rồi, công ty nên có thêm một bước đó là kiểm tra,tập dượt kế hoạch đàm phán nhằm tu sửa, chuẩn hoá các phần cơ bản của bản kế hoạch. Có thể tập dượt các phương án đàm phán bằng hai cách đó là:
• Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu tập luyện này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sang trước khi bước vào đàm phán.
• Diễn tập bằng lời: Trước khi bước vào cuộc đàm phán quan trọng có thể dung máy ghi âm hay đứng trước gương để luyện tập bằng lời. Việc làm này sẽ giúp hình dung một cách rõ ràng về cuộc đàm phán.
4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán công ty cần tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế... Để chuẩn bị tốt những thông tin này thì phải có nguồn kinh phí phù hợp. Hiện nay kinh phí cho công tác thu thập và tìm kiếm thông tin của công ty còn hạn chế cho nên thông tin mà công ty thu thập được còn hạn chế, tính cập nhật không cao. Do đó công ty cần giành một khoản chi phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, độ tin cậy, tính cập nhật. Các thông tin về hàng hoá, thị trường công ty có thể thu thập từ báo, tạp chí chuyên ngành, báo cáo, thống kê, thông tin trên mạng và các phương tiện thông tin đại chúng.
Công ty không nên chủ quan trong việc tìm kiếm các thông tin về đối tác cho dù đó là các đối tác quen thuộc, công ty cũng nên tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết để bảo vệ mình trên bàn đàm phán. Bởi vì các thông tin về đối tác mà công ty có bây giờ không hoàn toàn chính xác, không còn phù hợp với thời điểm tiến hành đàm phán.
Sau khi thu thập thông tin công ty cần kiểm chứng tính phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty nên giành nhiều thời gian cho việc phân tích, xử lý thông tin và lấy ý kiến tập thể để có được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này. Vì thế công ty cần có những kế hoạch lưu trữ và bảo quản thông tin dưới dạng văn bản giấy và bản mềm. Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng một hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ và phải thường xuyên cập nhật để cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời.
4.2.4 Chuẩn bị trước các kỹ thuật đàm phán
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với đối tác Singapore thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng
Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán của công ty chỉ đạt mức khá.
Có một số kỹ thuật và chiến thuật mà công ty có thể tham khảo như sau:
• Kỹ thuật mở đầu đàm phán: Tạo bầu không khí thoải mái bằng cách tạo ra những tiếng cười vui vẻ, đặt câu hỏi duyên dáng, mở đầu bằng một câu chuyện có liên quan đến vấn đề, một câu danh ngôn, một điệu bộ đặc biệt, hay một bài quảng cáo...
• Kỹ thuật truyền đạt và thu thập thông tin: Các nhà quản trị tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi phù hợp, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp. Theo kết quả phỏng vấn thì khả năng trả lời các câu hỏi của nhà đàm phán của công ty chưa được tốt lắm, còn lúng túng, trong một số tình huống còn gây hiểu lầm với đối tác. Song xác xuất xảy ra tình trạng này không nhiều. cần chú ý là thông tin truyền đạt cho đối tác phải chính xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực quan và đặc biệt là phải đúng đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn bởi lẽ các đối tác đến từ Singapore có đặc điểm rất quan trọng vấn đề năng lực và chuyên môn. Đồng thời cũng cần chú ý quan sát thái độ của đoàn đàm phán phía đối tác xem họ phản ứng như thế nào để từ đó có những cách ứng phó phù hợp.
• Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: Các nhà quản trị đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra hay nhằm làm vô hiệu hoá ý kiến của đối tác. Tuy nhiên cần chú ý, mở đầu lập luận cần sôi nổi, không do dự, ngả nghiêng. Trong mọi trường hợp thuận tiện cần trình bày luận cứ cơ bản nhưng phải nêu được khía cạnh mới của nó sau mỗi lần. Đối với các cuộc đàm phán kéo dài không nên sử dụng hết “ vũ khí” của mình ngay lập tức mà cần dành lý lẽ, luận cứ cho các giai đoạn sau. Và nên nhớ là phải tránh mọi căng thẳng trong lập luận. Cần lựa chọn kỹ thuật lập luận để có thể kích thích sự hứng thú của đối tác
4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành
Ở đây công ty cần xác định rõ phải tiến hành giám sát và điều hành mọi lúc mọi nơi, kể từ khi bắt tay vào lập kế hoạch đàm phán cho đến sau khi đàm phán kết thúc hay chính xác hơn là cho đến khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết. Đồng thời phân công rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm đảm nhận những công việc này tránh tình trạng mọi người đùn đẩy cho nhau đến khi có tình huống bất ngờ phát sinh không biết trách nhiệm giải quyết thuộc về ai. Công ty có thể tham khảo mô hình điều hành đàm phán ( mẫu bảng 2 phụ lục)
4.2.6 Lựa chọn thời điểm ra quyết định kết thúc đàm phán phù hợp
Bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng có các cao trào và thoái trào, đoàn đàm phán của công ty cần xác định khi nào phải đưa đàm phán vào giai đoạn kết thúc- Giai đoạn quyết định. Nên nhớ là chúng ta không bao giờ lựa chọn kết thúc đàm phán khi đang trong lúc thoái trào. Khi đàm phán đã đạt được một trong những mục tiêu quan trọng mà mình xác định từ đầu thì nên chuyển sang giai đoạn kết thúc. Có hai phương pháp tăng tốc độ ra quyết định mà công ty có thể sử dụng đó là:
- Tăng tốc trực tiếp
Đưa ra yêu cầu: “ Chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về vấn đề...” và chờ câu trả lời từ phía đối tác.
- Tăng tốc gián tiếp
Đưa ra các quyết định riêng lẻ để hướng dần đối tác đến mục tiêu cuối cùng. So với phương pháp tăng tốc trực tiếp thì phương pháp này có vẻ an toàn hơn, giúp chúng ta giảm những khả năng không may.
4.3 Một số kiến nghị với chính phủ
4.3.1. Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa hai quốc gia Việt Nam – Singapore
Hiện nay xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang trở thành một xu thế chung trên thế giới. Theo như đó thì bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới cũng cần mở rộng quan hệ, hợp tác với các đối tác đến từ các quốc gia khác nhau. Và để hỗ trợ cho các mối quan hệ này được thuận lợi thì về phía chính phủ các quốc gia cần có các biện pháp nhằm thiết lập, tăng cường và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa các quốc gia với nhau. Như vậy, trong mối quan hệ với các quốc gia khác nói chung và trong mối quan hệ với quốc gia Singapore nói riêng, chính phủ Việt Nam cần tích cực áp dụng các cách thức tạo lập quan hệ tốt đẹp giữa hai bên như: Tổ chức các chương trình viếng thăm, hợp tác trên các lĩnh vực giữa hai quốc gia, ký kết các hiệp định song phương giữa Việt Nam và Singapore... Mối quan hệ tốt đẹp này sẽ góp phần giúp công ty TNHH Nam Dao Hà Nội nói riêng và các công ty có quan hệ hợp tác với các đối tác Singapore nói chung gặp nhiều thuận lợi khi tiến hành đàm phán để ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Và tất nhiên công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng theo đó mà thuận lợi hơn.
4.3.2. Xây dựng môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch
Để quản lý các hoạt động kinh tế, xã hội nói chung và hoạt động thương mại quốc tế nói riêng, Nhà Nước ta cũng đã ban hành rất nhiều các bộ luật, nghị quyết, văn bản liên quan. Tuy nhiên trên thực tế các bộ luật này vẫn chưa tỏ ra hiệu quả bởi lẽ vẫn còn tồn tại nhiều sự chồng chéo lẫn nhau giữa các bộ luật. Và đa số các đối tác nước ngoài khi sang Việt Nam hợp tác, đầu tư đều có chung một nhận xét đó là các thủ tục pháp lý của chúng ta quá rườm rà và phức tạp, gây nhiều khó khăn trong quá trình hợp tác giữa các bên. Chính vì thế, hơn gì hết để thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, một yêu cầu đặt ra về phía Chính Phủ đó là cần ban hành các bộ luật, nghị quyết điều chỉnh hoạt động này một cách rõ ràng và minh bạch. Đồng thời kèm theo đó là những hướng dẫn chi tiết, cụ thể để công ty TNHH Nam Dao Hà Nội nói riêng và các công ty, doanh nghiệp khác cùng tham gia vào lĩnh vực này nói chung có thể tiếp cận và thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các điều luật, quy định pháp lý này cũng cần được xây dựng trên cơ sở các quy định chung của quốc tế để khi hợp tác với các đối tác nước ngoài nhất là trên bàn đàm phán dễ tìm được tiếng nói chung để đi đến thống nhất giữa các bên. Điều này cũng góp phần giúp cho các nhà quản trị quy trình đàm phán của công ty chủ động hơn trong việc lên kế hoạch đàm phán.
4.3.3. Hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực
Nhà nước cũng có thể hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực bằng cách đưa nội dung môn học quản trị quy trình đàm phán vào các trường đại học, cao đẳng nhằm tạo ra một đội ngũ nhân lực được trang bị sẵn sàng các kiến thức về lĩnh vực này để tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động quản trị quy trình đàm phán nói riêng tại các công ty xuất nhập khẩu.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2
1.3 Mục đích nghiên cứu 3
1.4 Đối tượng nghiên cứu 3
1.5 Phạm vi nghiên cứu 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu 3
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp 3
1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp 4
1.7 Kết cấu khóa luận 4
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 5
2.1 Một số khái niệm cơ bản 5
2.1.1 Khái niệm về đàm phán 5
2.1.2 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế 5
2.1.3 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế và hợp đồng nhập khẩu 6
2.1.4 Khái niệm về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2.1 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế 6
2.2.2 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế 7
2.2.3 Vai trò của quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 8
2.3 Nội dung quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 9
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế 9
2.3.2 Tổ chức quy trình đàm phán thương mại quốc tế 11
2.3.3 Giám sát, điều hành và đánh giá rút kinh nghiệm quy trình đàm phán thương mại quốc tế 15
Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 16
3.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16
3.1.1 Khái quát về công ty 16
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 16
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16
3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 17
3.2.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty 17
3.2.2 Giới thiệu hoạt động TMQT của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 20
3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 22
3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore 22
3.3.2 Tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 22
3.3.3 Giám sát, điều hành, kiểm tra rút kinh nghiệm quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty 29
3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 31
3.4.1 Thành công đạt được 31
3.4.2 Những tồn tại và hạn chế 32
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế 34
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 36
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 36
4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty 37
4.2.1 Giải pháp về nhân sự 37
4.2.2 Giải pháp về công tác lập kế hoạch 38
4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho đàm phán 39
4.2.4 Chuẩn bị trước các kỹ thuật đàm phán 40
4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành 41
4.2.6 Lựa chọn thời điểm ra quyết định kết thúc đàm phán phù hợp 41
4.3 Một số kiến nghị với chính phủ 41
4.3.1. Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa hai quốc gia Việt Nam – Singapore 41
4.3.2. Xây dựng môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch 42
4.3.3. Hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực 43
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ Viết Tắt Nghĩa Tiếng Việt
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
VNĐ Việt Nam đồng
TMQT Thương mại quốc tế
HCNS Hành chính nhân sự
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
BẢNG
Bảng 3.1 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội (2008-2011) 19
Bảng 3.3 Số lượng giao dịch của công ty giai đoạn 2008-2011 25
Bảng 3.4 Tỷ trọng các hình thức đàm phán được công ty sử dụng và % đóng góp vào kim ngạch nhập khẩu sản phẩm của công ty giai đoạn 2008- 2011 26
BIỂU
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện sự biến động doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội qua các tháng trong năm giai đoạn 2008- 2011 19
HÌNH VẼ
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. 16
Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY
TNHH NAM DAO HÀ NỘI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ. Việt Nam cũng không đứng ngoài xu thế ấy. Chúng ta đang từng bước hoàn thiện và phát triển nền kinh tế thị trường để hòa nhập và theo kịp tốc độ phát triển kinh tế của các nước trên thế giới. Hoạt động thương mại quốc tế đang ngày càng phát triển và khẳng định được vai trò của nó. Bởi lẽ mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những lợi thế khác nhau trong việc sản xuất các mặt hàng. Và không phải quốc gia nào cũng có đủ nguồn lực để có thể duy trì nền sản xuất “ tự cung tự cấp”. Chính vì thế mà việc ra đời và phát triển hoạt động thương mại quốc tế là một lẽ tất nhiên.
Một trong các hoạt động chính của thương mại quốc tế phải kể đến đó là nhập khẩu. Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, “ nhập khẩu” ngày càng thể hiện được vai trò quan trọng của mình. Đặc biệt là với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam, nhập khẩu giúp mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận trang thiết bị hiện đại, các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến. Tuy nhiên để có thể tiến hành hoạt động nhập khẩu không phải là một điều dễ dàng và không phải doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực này cũng nhanh chóng gặt hái được thành công.
Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội là một trong số các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực nhập khẩu tại Việt Nam. Công ty là thay mặt của tập đoàn Nam Dao tại khu vực phía Bắc chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc Wella tại thị trường Miền Bắc Việt Nam. Đối tác của công ty là tập đoàn Wella- Một trong những nhà cung cấp hàng đầu về mỹ phẩm chăm sóc tóc. Là một công ty chuyên nhập khẩu và phân phối thì thành công của công ty chính là việc ký kết được các hợp đồng nhập khẩu và có thể tiến hành phân phối tốt các sản phẩm nhập khẩu trên thị trường. Tuy nhiên để có thể ký kết thành công được các hợp đồng nhập khẩu không phải là một vấn đề đơn giản, nó đòi hỏi phải có sự đồng thuận của cả hai bên mua và bán. Trong khi đó mỗi bên đều muốn theo đuổi các lợi ích khác nhau.Và để đi đến thống nhất cuối cùng thì hai bên phải cùng ngồi lại đàm phán để có thể đưa ra phương án hai bên cùng có lợi. Và lúc này đàm phán đóng vai trò rất quan trọng vì nó sẽ trực tiếp quyết định sự thành bại trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty. Chính vì mức độ quan trọng của đàm phán mà công tác quản trị quy trình đàm phán cần được quan tâm và chú trọng. Trong quá trình hoạt động và phát triển, công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội đã dần được nâng cao và hoàn thiện song vẫn còn một số tồn tại nhất định. Dựa trên cơ sở những kiến thức đã học và qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu, khảo sát chuyên sâu tại công ty em đã chọn đề tài: “ Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài
Qua quá trình tìm hiểu, em đã tiếp cận được khá nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu như:
- Đình Ngọc Minh, 2008, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thép của công ty cổ phần thương mại thép quốc tế, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại.
- Tường Hương Giang, 2009, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại.
- Đỗ Thị Lê, 2010, Luận văn tốt nghiệp, Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty CP Niềm Tin Việt, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương mại.
Các luận văn trên đã đưa ra được những lý luận cơ bản về đàm phán và quy trình đàm phán. Tuy nhiên chưa đi sâu vào nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình đàm phán. Và đặc biệt là chưa có công trình nào nghiên cứu về hoạt động này tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. Chính vì thế dựa trên kết quả của những bài nghiên cứu trước và qua thực tế nghiên cứu, tìm hiểu của mình em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội”. Với việc chọn đề tài này làm đề tài nghiên cứu em sẽ có gắng tập trung hướng nghiên cứu của mình để làm nổi bật lên hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty.
1.3 Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đàm phán trong thương mại quốc tế và hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội. Từ đó chỉ ra những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế mà công ty còn gặp phải để có thể đóng góp một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
- Những vấn đề lý thuyết về đàm phán thương mại quốc tế, quy trình đàm phán thương mại quốc tế và hoạt động quản trị quy trình đàm phán TMQT.
- Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.
1.5 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
- Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu kết quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội từ năm 2008 đến năm 2011.
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Để có thể hiểu rõ hơn về thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội, em đã tiến hành phỏng vấn bà Mai Thanh Thủy- Trợ Lý Giám Đốc công ty, là người có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế, cũng là người trực tiếp quản trị quy trình đàm phán ký kết các hợp đồng nhập khẩu của công ty.
- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Trong quá trình thực tập tại công ty em đã tiến hành thiết kế bảng câu hỏi điều tra trắc nghiệm và gửi tới các đối tượng trực tiếp tham gia vào công tác quản trị quy trình đàm phán tại công ty.
- Với các số liệu, thông tin thu thập được qua phương pháp phỏng vấn và điều tra dùng phương pháp thống kê, tổng hợp, lựa chọn để có những phát hiện hợp lý với đề tài.
1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
- Các số liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu qua hai nguồn chính đó là nguồn bên trong ( các báo cáo tài chính, báo cáo nhập khẩu, báo cáo thường niên...) và nguồn bên ngoài công ty ( website, tạp chí, báo...)
- Sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp...để chọn ra những thông tin, dữ liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu.
1.7 Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận tốt nghiệp bố cục gồm 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
- Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
3.4.2.4 Chương trình đàm phán nhàm chán
Việc xây dựng chương trình đàm phán đều dựa trên cơ sở rút kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán trước. Điều này góp phần giúp cho công ty khắc phục được những khuyết điểm đã mắc phải. Tuy nhiên về cơ bản thì khung của chương trình đàm phán vẫn được giữ nguyên gây ra sự nhàm chán cho phía đối tác. Và do không tạo được hứng thú cho đối tác trong quá trình đàm phán nên hiệu quả đàm phán vì thế cũng bị hạn chế.
3.4.2.5 Kỹ năng giám sát và điều hành còn hạn chế
Trong hoạt động quản trị thì việc giám sát và điều hành có vai trò rất quan trọng. cần giám sát và điều hành mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên các nhà quản trị của công ty chưa quan tâm đúng mức đến hoạt động này. Mà chỉ mới dừng lại ở việc giám sát và điều hành ở khâu tổ chức đàm phán. Trong khi đó như đã trình bày ở trên thì khâu lập kế hoạch đàm phán và khâu kiểm tra rút kinh nghiệm cũng tiềm ẩn rất nhiều tình huống bất ngờ phát sinh. Mà nếu như không có sự giám sát và điều hành thường xuyên và liên tục thì các nhà quản trị khó có thể kịp thời phản ứng lại.
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế
3.4.3.1 Về mặt nhân sự
Hiện nay toàn công ty chỉ có 42 nhân viên trong khi đó khối lượng công việc khá lớn, nhiều bộ phận, phòng ban phải kiêm thêm các nhiệm vụ không thuộc chuyên môn của mình nên hiệu quả công việc chưa cao. Đặc biệt, đa số các nhân viên chưa được đào tạo bài bản các nghiệp vụ về hoạt động thương mại quốc tế. Bản thân các nhà quan trị trong công ty nói chung và các nhà quản trị phụ trách quy trình đàm phán nói riêng cũng đều xây dựng các chiến lược, kế hoạch và chương trình làm việc của mình dựa trên những hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng hoạt động kinh doanh trong nước. Họ chưa từng tham gia một khoá học về quản lý trong môi trường thương mại quốc tế nào nên trong việc quản lý và ra quyết định còn gặp nhiều hạn chế nhất định.
3.4.3.2 Cơ sở vật chất, nguồn ngân sách phục vụ cho đàm phán còn hạn chế
Tuy các nhà quản trị quy trình đàm phán của công ty rất quan tâm tới việc bố trí sắp xếp phòng họp nơi diễn ra cuộc thảo luận song trên thực tế trụ sở kinh doanh của công ty có diện tích khá nhỏ. Phòng họp có không gian chật hẹp, thiếu các thiết bị phục vụ cho cuộc đàm phán như: máy chiếu,...nên trong nhiều trường hợp làm giảm hiệu quả của quá trình trao đổi thông tin dẫn đến nhiều hạn chế cho cuộc đàm phán. Đồng thời nguồn ngân sách chi cho hoạt động đàm phán nói chung và công tác quản trị quy trình đàm phán nói riêng còn ít nên không tránh khỏi những khó khăn nhất định.
3.4.3.3 Sự chủ quan của các nhà quản trị quy trình đàm phán
Trong các lĩnh vực kinh doanh thì hoạt động nhập khẩu và phân phối sản phẩm chăm sóc tóc của Wella được công ty TNHH Nam Dao Hà Nội xác định là hoạt động kinh doanh chủ đạo. Và theo như đó thì Wella là đối tác chính của công ty. Do hoạt động kinh doanh giữa hai bên tiến hành rất nhiều lần cùng với đó là việc thường xuyên diễn ra các cuộc đàm phán. Điều này cũng đem đến nhiều lợi ích cho phía công ty trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên chính những điều này vô hình chung đã khiến cho các nhà quản trị của công ty khá chủ quan trong quá trình quản trị quy trình đàm phán nên khi xuất hiện các nội dung, tình huống đàm phán mới, công ty khó có thể nắm bắt và đưa ra các cách thức xử lý nhanh chóng. Bởi lẽ họ chưa có sự chuẩn bị trước cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
3.4.3.3 Sự khác biệt về văn hoá
Do đối tác đến từ quốc gia khác nên có nhiều sự khác biệt về văn hoá, ngôn ngữ, luật pháp, quan điểm... Với mỗi một vấn đề thì các bên lại có những cách nhìn nhận và hướng giải quyết khác nhau. Các cách giải quyết này trong nhiều trường hợp lại mâu thuẫn và khác xa nhau rất nhiều chính vì thế gây khó khăn cho hai bên trong quá trình thảo luận để đi đến hướng giải quyết chung.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI
4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội
Kinh tế, xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng theo đó mà càng được nâng cao. Một trong những nhu cầu ấy của mọi người phải kể đến đó là nhu cầu làm đẹp. Phương châm : “ Đẹp mọi lúc mọi nơi” dường như trở thành xu hướng chung của tất cả mọi người ở mọi lứa tuổi khác nhau. Chính vì thế các doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm, dịch vụ làm đẹp đang đứng trước nhiều cơ hội mới. Tuy nhiên cùng với đó là nguy cơ gặp phải cạnh tranh cũng tăng cao. Bởi lẽ nhận thấy tiềm năng trong ngành này, sẽ có rất nhiều đối thủ mới muốn gia nhập vào ngành. Điều này cũng đòi hỏi các doanh nghiệp hiện tại phải nỗ lực không ngừng trong cuộc chiến tranh giành thị phần. Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cũng vậy, được thành lập năm 2000, đến nay công ty đã chiếm 15% thị phần ở khu vực phía Bắc. Và mục tiêu mà công ty đưa ra đó đến năm 2020 mức thị phần của công ty phải đạt đến 25%. Để có thể đạt được mục tiêu này công ty xác định phải nâng cao hiệu quả nhập khẩu sản phẩm. Mà trong đó quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu được đánh giá là mang tính quyết định. Bởi lẽ quy trình đàm phán hiệu quả sẽ giúp cho công ty có được những hợp đồng tốt, tránh được những rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng, nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Tuy nhiên, đàm phán là một quy trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chính vì thế yêu cầu đặt ra cho công ty là phải quan tâm, chú trọng tới việc quản trị quy trình đàm phán. Đây là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừa mang tính chất nghệ thuật. Các nhà quản trị quy trình đàm phán phải đảm bảo thực hiện đàm phán theo phương châm hai bên cùng có lợi, tôn trọng luật pháp, văn hoá của các bên, hợp đồng được ký kết có tính khả thi. Và để hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình đàm phán tại công ty cần chuyên môn hóa các công việc, đồng thời phải áp dụng triệt để các phương tiện, công cụ hiện đại để thực hiện tốt quy trình dàm phán. Bên cạnh đó, để có thể quản trị quy tình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cần phân rõ quyền và trách nhiệm của từng người trong từng khâu trong quy trình.
4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty
4.2.1 Giải pháp về nhân sự
Trong bất kỳ hoạt động nào nói chung và hoạt động quản trị quy trình đàm phán nói riêng thì nhân sự luôn là nhân tố đóng vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Chính vì thế phải hết sức quan tâm tới chất lượng của nguồn lực này. Đặc biệt trong công tác quản trị quy trình đàm phán thì vai trò của các nhà quản trị là vô cùng quan trọng. Bởi lẽ đây chính là người lập lên các kế hoạch, chương trình đàm phán cũng như trực tiếp tổ chức và giám sát quy trình thực hiện. Vì thế công ty cần nâng cao nhận thức, phẩm chất trình độ cho cán bộ đàm phán thông qua các hình thức đào tạo bồi dưỡng thường xuyên:
- Bồi dưỡng những lý thuyết chung của đàm phán như quy trình, chiến lược, chiến thuật, thủ pháp, nội dung đàm phán, các phương pháp và cách tiếp cận, văn hóa trong đàm phán…..
- Bồi dưỡng những kiến thức có liên quan đến nội dung của đàm phán như kiến thức về thị trường hàng hóa, pháp luật…
- Bồi dưỡng về nhận thức, phong cách, phẩm chất đạo đức và các đức tính khác của các nhà quản trị quy trình đàm phán cũng như những đối tượng trực tiếp tham gia đàm phán….
- Một số phương pháp đào tạo bồi dưỡng
• Phương pháp tự bồi dưỡng: người cán bộ phải thường xuyên tự bồi dưỡng minh, đây là một trong những phương pháp bồi dưỡng tốt, có thể tiến hành thường xuyên và ở mọi nơi mọi lúc.
• Gửi đi đào tạo ngắn hạn và dài hạn tại các trung tâm, các viện, các trường trong và ngoài nước.
• Mở các lớp tập huấn, mời các chuyên gia, đặc biệt các chuyên gia nước ngoài, những người có trình độ, có kinh nghiệm về đàm phán để đào tạo bồi dưỡng.
• Mở hay tham gia các cuộc hội thảo về đàm phán
• Đào tạo theo phương pháp thảo luận nhóm, nêu tình huống đàm phán để đàm phán thử nhằm rèn luyện kỹ năng và phong cách đàm phán. Sau mỗi cuộc đàm phán dù thành công hay thất bại phải xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm để nâng cao kinh nghiệm đàm phán cho những lần đàm phán tiếp theo.
- Việc lựa chọn tổ chức đội ngũ cán bộ cần được cân nhắc trên cơ sở kiến
thức nghiệp vụ, ngoại ngữ và các phẩm chất đạo đức cần thiết của một đàm phán viên để đảm bảo hổ trợ những điểm yếu của nhau trên bàn đàm phán.
4.2.2 Giải pháp về công tác lập kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là với những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh luận. Để nâng cao hiệu quả của công việc này các nhà quản trị của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cần quan tâm hơn nữa tới các vần đề sau:
- Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ
• Việc phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ sẽ cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án đàm phán khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
• Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong công tác đàm phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với các quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
• Cho phép định rõ trách nghiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó, kích thích, động viên tinh thần sang tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
- Xác định những mục tiêu đàm phán của đối tác
Việc xác định trước các mục tiêu của đối tác sẽ giúp đoàn đàm phán của công ty cân bằng được lợi ích giữa hai bên và chủ động đưa ra các phương án và cách thức tiếp cận phù hợp nhất với đối tác nhằm đạt được những thoả thuận mà đôi bên cùng có lợi.
- Kiểm tra, tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh
Khi đã lập được kế hoạch đàm phán rồi, công ty nên có thêm một bước đó là kiểm tra,tập dượt kế hoạch đàm phán nhằm tu sửa, chuẩn hoá các phần cơ bản của bản kế hoạch. Có thể tập dượt các phương án đàm phán bằng hai cách đó là:
• Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu tập luyện này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sang trước khi bước vào đàm phán.
• Diễn tập bằng lời: Trước khi bước vào cuộc đàm phán quan trọng có thể dung máy ghi âm hay đứng trước gương để luyện tập bằng lời. Việc làm này sẽ giúp hình dung một cách rõ ràng về cuộc đàm phán.
4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán công ty cần tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế... Để chuẩn bị tốt những thông tin này thì phải có nguồn kinh phí phù hợp. Hiện nay kinh phí cho công tác thu thập và tìm kiếm thông tin của công ty còn hạn chế cho nên thông tin mà công ty thu thập được còn hạn chế, tính cập nhật không cao. Do đó công ty cần giành một khoản chi phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, độ tin cậy, tính cập nhật. Các thông tin về hàng hoá, thị trường công ty có thể thu thập từ báo, tạp chí chuyên ngành, báo cáo, thống kê, thông tin trên mạng và các phương tiện thông tin đại chúng.
Công ty không nên chủ quan trong việc tìm kiếm các thông tin về đối tác cho dù đó là các đối tác quen thuộc, công ty cũng nên tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết để bảo vệ mình trên bàn đàm phán. Bởi vì các thông tin về đối tác mà công ty có bây giờ không hoàn toàn chính xác, không còn phù hợp với thời điểm tiến hành đàm phán.
Sau khi thu thập thông tin công ty cần kiểm chứng tính phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty nên giành nhiều thời gian cho việc phân tích, xử lý thông tin và lấy ý kiến tập thể để có được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này. Vì thế công ty cần có những kế hoạch lưu trữ và bảo quản thông tin dưới dạng văn bản giấy và bản mềm. Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng một hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ và phải thường xuyên cập nhật để cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời.
4.2.4 Chuẩn bị trước các kỹ thuật đàm phán
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với đối tác Singapore thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng
Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán của công ty chỉ đạt mức khá.
Có một số kỹ thuật và chiến thuật mà công ty có thể tham khảo như sau:
• Kỹ thuật mở đầu đàm phán: Tạo bầu không khí thoải mái bằng cách tạo ra những tiếng cười vui vẻ, đặt câu hỏi duyên dáng, mở đầu bằng một câu chuyện có liên quan đến vấn đề, một câu danh ngôn, một điệu bộ đặc biệt, hay một bài quảng cáo...
• Kỹ thuật truyền đạt và thu thập thông tin: Các nhà quản trị tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi phù hợp, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp. Theo kết quả phỏng vấn thì khả năng trả lời các câu hỏi của nhà đàm phán của công ty chưa được tốt lắm, còn lúng túng, trong một số tình huống còn gây hiểu lầm với đối tác. Song xác xuất xảy ra tình trạng này không nhiều. cần chú ý là thông tin truyền đạt cho đối tác phải chính xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực quan và đặc biệt là phải đúng đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn bởi lẽ các đối tác đến từ Singapore có đặc điểm rất quan trọng vấn đề năng lực và chuyên môn. Đồng thời cũng cần chú ý quan sát thái độ của đoàn đàm phán phía đối tác xem họ phản ứng như thế nào để từ đó có những cách ứng phó phù hợp.
• Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: Các nhà quản trị đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra hay nhằm làm vô hiệu hoá ý kiến của đối tác. Tuy nhiên cần chú ý, mở đầu lập luận cần sôi nổi, không do dự, ngả nghiêng. Trong mọi trường hợp thuận tiện cần trình bày luận cứ cơ bản nhưng phải nêu được khía cạnh mới của nó sau mỗi lần. Đối với các cuộc đàm phán kéo dài không nên sử dụng hết “ vũ khí” của mình ngay lập tức mà cần dành lý lẽ, luận cứ cho các giai đoạn sau. Và nên nhớ là phải tránh mọi căng thẳng trong lập luận. Cần lựa chọn kỹ thuật lập luận để có thể kích thích sự hứng thú của đối tác
4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành
Ở đây công ty cần xác định rõ phải tiến hành giám sát và điều hành mọi lúc mọi nơi, kể từ khi bắt tay vào lập kế hoạch đàm phán cho đến sau khi đàm phán kết thúc hay chính xác hơn là cho đến khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết. Đồng thời phân công rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm đảm nhận những công việc này tránh tình trạng mọi người đùn đẩy cho nhau đến khi có tình huống bất ngờ phát sinh không biết trách nhiệm giải quyết thuộc về ai. Công ty có thể tham khảo mô hình điều hành đàm phán ( mẫu bảng 2 phụ lục)
4.2.6 Lựa chọn thời điểm ra quyết định kết thúc đàm phán phù hợp
Bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng có các cao trào và thoái trào, đoàn đàm phán của công ty cần xác định khi nào phải đưa đàm phán vào giai đoạn kết thúc- Giai đoạn quyết định. Nên nhớ là chúng ta không bao giờ lựa chọn kết thúc đàm phán khi đang trong lúc thoái trào. Khi đàm phán đã đạt được một trong những mục tiêu quan trọng mà mình xác định từ đầu thì nên chuyển sang giai đoạn kết thúc. Có hai phương pháp tăng tốc độ ra quyết định mà công ty có thể sử dụng đó là:
- Tăng tốc trực tiếp
Đưa ra yêu cầu: “ Chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về vấn đề...” và chờ câu trả lời từ phía đối tác.
- Tăng tốc gián tiếp
Đưa ra các quyết định riêng lẻ để hướng dần đối tác đến mục tiêu cuối cùng. So với phương pháp tăng tốc trực tiếp thì phương pháp này có vẻ an toàn hơn, giúp chúng ta giảm những khả năng không may.
4.3 Một số kiến nghị với chính phủ
4.3.1. Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa hai quốc gia Việt Nam – Singapore
Hiện nay xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang trở thành một xu thế chung trên thế giới. Theo như đó thì bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới cũng cần mở rộng quan hệ, hợp tác với các đối tác đến từ các quốc gia khác nhau. Và để hỗ trợ cho các mối quan hệ này được thuận lợi thì về phía chính phủ các quốc gia cần có các biện pháp nhằm thiết lập, tăng cường và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa các quốc gia với nhau. Như vậy, trong mối quan hệ với các quốc gia khác nói chung và trong mối quan hệ với quốc gia Singapore nói riêng, chính phủ Việt Nam cần tích cực áp dụng các cách thức tạo lập quan hệ tốt đẹp giữa hai bên như: Tổ chức các chương trình viếng thăm, hợp tác trên các lĩnh vực giữa hai quốc gia, ký kết các hiệp định song phương giữa Việt Nam và Singapore... Mối quan hệ tốt đẹp này sẽ góp phần giúp công ty TNHH Nam Dao Hà Nội nói riêng và các công ty có quan hệ hợp tác với các đối tác Singapore nói chung gặp nhiều thuận lợi khi tiến hành đàm phán để ký kết các hợp đồng thương mại quốc tế. Và tất nhiên công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng theo đó mà thuận lợi hơn.
4.3.2. Xây dựng môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch
Để quản lý các hoạt động kinh tế, xã hội nói chung và hoạt động thương mại quốc tế nói riêng, Nhà Nước ta cũng đã ban hành rất nhiều các bộ luật, nghị quyết, văn bản liên quan. Tuy nhiên trên thực tế các bộ luật này vẫn chưa tỏ ra hiệu quả bởi lẽ vẫn còn tồn tại nhiều sự chồng chéo lẫn nhau giữa các bộ luật. Và đa số các đối tác nước ngoài khi sang Việt Nam hợp tác, đầu tư đều có chung một nhận xét đó là các thủ tục pháp lý của chúng ta quá rườm rà và phức tạp, gây nhiều khó khăn trong quá trình hợp tác giữa các bên. Chính vì thế, hơn gì hết để thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, một yêu cầu đặt ra về phía Chính Phủ đó là cần ban hành các bộ luật, nghị quyết điều chỉnh hoạt động này một cách rõ ràng và minh bạch. Đồng thời kèm theo đó là những hướng dẫn chi tiết, cụ thể để công ty TNHH Nam Dao Hà Nội nói riêng và các công ty, doanh nghiệp khác cùng tham gia vào lĩnh vực này nói chung có thể tiếp cận và thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các điều luật, quy định pháp lý này cũng cần được xây dựng trên cơ sở các quy định chung của quốc tế để khi hợp tác với các đối tác nước ngoài nhất là trên bàn đàm phán dễ tìm được tiếng nói chung để đi đến thống nhất giữa các bên. Điều này cũng góp phần giúp cho các nhà quản trị quy trình đàm phán của công ty chủ động hơn trong việc lên kế hoạch đàm phán.
4.3.3. Hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực
Nhà nước cũng có thể hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực bằng cách đưa nội dung môn học quản trị quy trình đàm phán vào các trường đại học, cao đẳng nhằm tạo ra một đội ngũ nhân lực được trang bị sẵn sàng các kiến thức về lĩnh vực này để tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động quản trị quy trình đàm phán nói riêng tại các công ty xuất nhập khẩu.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: các bước lên kế hoạch đàm phán và hỏi hàng đối tác, quy trình đàm phán với đối tác nước ngoài để nhập khẩu, giai đoạn rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán, thực trạng công tác đàm phán của quản trị viên Việt nam, Điều đạt đc và điều chưa đạt được sau cuộc đàm phán ký hợp đồng bán hàng, quy trình lập kế hoạch đàm phán
Last edited by a moderator: