Download miễn phí Điều hành cuộc họp
Cuộc họp nên bao gồm những người nhưsau tham gia:
• những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
• có quyền lực trong việc ủng hộhay ngăn cản các quyết định
• có thểcung cấp nguồn thông tin liên quan
• cam kết giải quyết các vấn đềhay thực hiện quyết định
• có thểtrình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng.
Mời các thành viên chủchốt tham gia vào cuộc họp bằng cách:
• mời riêng từng người và tổchức cuộc họp phù hợp với thời gian của họ
• trao cho họvai trò chủ động hay khai thác lợi ích khi họ tham gia cuộc họp
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAMDỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ
TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC
DỰ ÁN PTĐTĐH
1. Điều hành cuộc họp
Tháng 11, 2003
Dựa theo tài liệu của trường Harvard Business
Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành cuộc họp
ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Tổ chức thành công cuộc họp là công việc mà bất cứ người lãnh đạo
có năng lực nào cũng cần có khả năng thực hiện. Đây là một
việc không dễ dàng gì. Các cuộc họp nên được tổ chức như thế nào?
làm thế nào để biết chắc chắn người tham gia sẽ đến đúng giờ?
Truyền đạt cho mọi người như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc
sau cuộc họp ra sao?
Trong tài liệu này, bạn sẽ học cách xây dựng mục tiêu cho cuộc họp,
hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với những người khác
trong cuộc họp, và lập kế hoạch để biến những quyết định thành hành
động.
1. Loại hình và mục đích cuộc họp
Có thể tổ chức một cuộc họp với nhiều mục đích. Loại hình
trong cuộc họp có thể phân chia thành ba lĩnh vực như sau:
• Cuộc họp để giải quyết vấn đề
• Cuộc họp để đưa ra quyết định
• Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo và họp để tiếp nhận
ý kiến phản hồi...
2. 14 bước lập kế hoạch, triển khai thực hiện và theo dõi
1. Đảm bảo là cuộc họp thực sự cần thiết.
Triệu tập cuộc họp khi:
• bạn cần cả nhóm cung cấp thông tin hay tư vấn.
Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 1
Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành cuộc họp
• bạn muốn Nhóm tham gia đưa ra quyết định hay giải quyết
vấn đề.
• bạn muốn làm rõ một vấn đề mà trao đổi với từng người một
không mang lại kết quả.
• bạn muốn chia sẽ thông tin, thành công hay quan tâm đến
cả nhóm.
Không nên tổ chức cuộc họp nếu:
• chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân
• bạn không có thời gian chuẩn bị
• có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, thư điện tử hay
điện thoại
• vấn đề đã được giải quyết
• nội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người.
2. Xác định và làm rõ các mục tiêu và tiến trình cuộc họp.
• Dựa vào mục tiêu cụ thể của cuộc họp bạn sẽ quyết định ai
là người bạn muốn mời đến dự và cuộc họp nên được tổ
chức như thế nào. (để thông báo, giải quyết vấn đề, khuyến
khích mọi người đóng góp ý kiến hay đi đến kết luận?)
• Mục tiêu của cuộc họp cần cụ thể, rõ ràng và khả thi.
• Phân công vai trò và trách nhiệm và đảm bảo là những vai
trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo:
o lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục
đích, mục tiêu, khó khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu
trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau cuộc
họp
o chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo
luận, giải quyết vấn đề và quá trình đưa ra quyết định
Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 2
Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành cuộc họp
trong cuộc họp. Đóng góp kiến thức chuyên môn khi
được yêu cầu. Có thể chịu trách nhiệm đối với công
việc hậu cần trước và sau cuộc họp.
o thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính
của cuộc họp. Thư ký cũng có thể dự thảo các biên
bản hay bản ghi chép sau cuộc họp.
o người cộng tác: tham gia một cách tích cực vào cuộc
họp bằng cách đóng góp ý kiến và thảo luận đúng
hướng.
• Xác định rõ ai là người ra quyết định
• Xác định cách thức đưa ra các quyết định như thế nào: do
lãnh đạo, do bỏ phiếu nhóm, hay thống nhất ý kiến chung.
• Xây dựng nội dung họp và sử dụng danh mục kiểm tra để
xây dựng nội dung cụ thể. (Xem mục 2.4).
3. Thu hút sự tham gia của những người cần thiết.
Cuộc họp nên bao gồm những người như sau tham gia:
• những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
• có quyền lực trong việc ủng hộ hay ngăn cản các quyết định
• có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan
• cam kết giải quyết các vấn đề hay thực hiện quyết định
• có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng.
Mời các thành viên chủ chốt tham gia vào cuộc họp bằng cách:
• mời riêng từng người và tổ chức cuộc họp phù hợp với thời
gian của họ
• trao cho họ vai trò chủ động hay khai thác lợi ích khi họ
tham gia cuộc họp.
Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 3
Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành cuộc họp
4. Cung cấp trước chương trình cuộc họp.
Đưa vào chương trình những nội dung thích hợp như sau:
• mục đích cuộc họp
• kết quả hay mục tiêu đặt ra
• ngày, giờ và địa điểm
• đối tượng tham gia
• vai trò của người tham gia
• nội dung công việc cùng với trách nhiệm của từng cá nhân
và bố trí thời gian thực hiện
• các tài liệu cơ bản về cuộc họp hay kế hoạch chuẩn bị
• thời gian cuộc họp.
Nội dung thảo luận chỉ bao gồm những vấn đề mà nhóm có thể
thực hiện được trong khoảng thời gian cho phép. Đối với cuộc
họp kéo dài trong hai tiếng đồng hồ thì chỉ nên thảo luận không
qúa năm vấn đề chính, hay trong cuộc họp kéo dài 30 phút thì
chỉ nên thảo luận một vấn đề.
Trình tự các nội dung thảo luận:
• tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau
• tách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý
kiến cần thảo luận giải quyết
• đi từ các vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi
nhất.
5. Thăm dò trước ý kiến của những người tham gia chính
Bạn có thể chuẩn bị cuộc họp tốt hơn nếu bạn:
Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 4
Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành cuộc họp
• Biết trước được ý kiến của những người tham gia chính của
cuộc họp về các vấn đề quan trọng
• thảo luận với họ những ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với
những người tham gia khác.
Bạn có thể chọn lựa để điều chỉnh nội dung cuộc họp của bạn
dựa trên thông tin từ những người tham gia chính cung cấp cho
bạn trước cuộc họp.
6. Chuẩn bị cho cuộc thảo luận và quyết định sẽ đưa ra
• Thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan
• Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến cũng như
các mục tiêu của họ
• Động viên những người tham gia phát huy vai trò của mình
và cho họ thấy rằng bạn quan tâm đến ý kiến của họ.
• Tóm tắt nội dung cuộc họp với lãnh đạo và cấp trên của bạn,
những người không thể tham gia cuộc họp nhưng rất quan
tâm đến kết quả cuộc họp này.
• Phân phát chương trình và các thông tin liên quan
7. Nêu rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp
Nếu bạn trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay
vào đầu cuộc họp, bạn có thể giảm thiểu được việc đi lạc đề
hay tránh sự đề cập đến các vấn đề không liên quan.
8. Để tất cả mọi người có cơ hội phát biểu
• Điều chỉnh mức độ đóng góp của bạn để đảm bảo rằng bạn
không quá áp đặt
Dự án Phát triển Đô thị Đồng H...